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En los concesionarios de maquinaria agrícola es habitual que los técnicos tengan que desplazarse hasta las instalaciones del cliente o hasta el lugar donde se encuentra la máquina para realizar una revisión, diagnosticar una avería o llevar a cabo una reparación.
Estos trabajos fuera del taller requieren coordinar al técnico, la máquina, los repuestos necesarios y la información de la intervención. Además, una vez realizado el trabajo, es necesario registrar las horas empleadas, los materiales utilizados y el resto de datos necesarios para continuar con el proceso desde el concesionario.
Cuando toda esta información se recoge mediante llamadas, anotaciones en papel o partes que deben entregarse posteriormente en la oficina, pueden aparecer retrasos, datos incompletos y tareas administrativas que podrían evitarse.
Utilizar un parte de trabajo digital permite trasladar esta operativa al mismo entorno de trabajo del concesionario y mantener conectada la actividad realizada dentro y fuera del taller.
¿Qué es un parte de trabajo digital?
Un parte de trabajo recoge la información relacionada con una intervención: el trabajo que debe realizarse, el técnico encargado, la máquina sobre la que se actúa, el tiempo empleado, los materiales utilizados y el resultado de la actuación.
Tradicionalmente, esta información se ha registrado en documentos impresos que el técnico lleva consigo durante sus desplazamientos y entrega posteriormente en el concesionario.
Un parte de trabajo digital traslada este proceso a un dispositivo como un teléfono móvil o una tableta. El técnico puede consultar la información necesaria y registrar los datos de la intervención desde el mismo lugar en el que se encuentra realizando el trabajo.
Cuando esta herramienta está integrada en el sistema de gestión, la información no queda aislada en una aplicación externa, sino que pasa a formar parte de la operativa habitual del taller.
¿Por qué es importante controlar los trabajos fuera del taller?
Una intervención realizada fuera de las instalaciones implica coordinar diferentes recursos antes, durante y después del desplazamiento.
Antes de salir es necesario conocer qué trabajo debe realizarse, qué máquina requiere asistencia, qué técnico se desplazará y qué materiales puede necesitar.
Durante la intervención pueden consumirse repuestos, emplearse determinadas horas de trabajo o surgir necesidades que no estaban previstas inicialmente.
Finalmente, toda esa información debe regresar al concesionario para continuar con el proceso administrativo y de taller correspondiente.
Problemas habituales en la gestión de los trabajos fuera del taller
Los desplazamientos de los técnicos forman parte de la actividad diaria de muchos concesionarios. Sin embargo, cuando se gestionan mediante procesos manuales pueden aparecer diferentes dificultades.
Información repartida en diferentes canales
La información necesaria para realizar una intervención puede llegar al técnico mediante llamadas, mensajes, documentos impresos o indicaciones de diferentes compañeros.
Esto dificulta mantener una referencia única sobre el trabajo que debe realizarse y obliga a consultar distintas fuentes antes de desplazarse.
Partes de trabajo en papel
Cuando el técnico utiliza un parte impreso, la información registrada durante la intervención no está disponible para el resto del equipo hasta que el documento vuelve al concesionario.
Además, posteriormente puede ser necesario revisar el parte e introducir manualmente los datos en el sistema.
Falta de información sobre los repuestos
Una reparación fuera del taller puede requerir diferentes piezas o materiales.
Si el técnico no dispone de ellos en el momento de realizar la intervención, puede ser necesario solicitar un repuesto, organizar un nuevo desplazamiento o coordinarse con el almacén para continuar el trabajo.
Por ello, disponer de información sobre los materiales necesarios y controlar correctamente las existencias asociadas a los vehículos de los técnicos facilita la preparación de las intervenciones.
Registro posterior de horas y materiales
Las horas dedicadas al desplazamiento y a la reparación, así como los repuestos utilizados, deben quedar correctamente asociados al trabajo realizado.
Si estos datos se anotan en papel para introducirlos posteriormente, se duplica parte del proceso y aumenta la posibilidad de que algún dato quede incompleto.
Dificultad para conocer el estado de los trabajos
Cuando existen varias intervenciones simultáneas fuera del taller puede resultar complicado conocer cuáles están pendientes, cuáles se encuentran planificadas y cuáles ya han sido realizadas.
Centralizar esta información facilita el seguimiento de la carga de trabajo y la coordinación entre los técnicos y el personal del concesionario.
Cómo organizar los trabajos fuera del taller de forma más eficiente
Digitalizar el proceso permite conectar las diferentes fases de la intervención y reducir tareas que no aportan valor al trabajo del técnico.
1. Planificar las intervenciones
El primer paso consiste en organizar los trabajos pendientes y asignarlos a los técnicos correspondientes.
Contar con una agenda o planificador permite distribuir las intervenciones y disponer de una visión global de los trabajos previstos.
2. Facilitar al técnico la información necesaria
Antes de desplazarse, el técnico debe disponer de los datos relacionados con la intervención.
Centralizar esta información evita depender de anotaciones adicionales o comunicaciones separadas y permite consultar los datos necesarios desde el mismo entorno de trabajo.
3. Preparar los materiales
Una correcta preparación de los repuestos puede evitar desplazamientos adicionales y facilitar que el técnico complete la actuación.
Resulta importante conocer qué materiales se encuentran disponibles y registrar correctamente sus movimientos.
4. Registrar el trabajo durante la intervención
Las horas, materiales y demás información relacionada con el trabajo pueden registrarse directamente mientras se realiza la actuación.
De esta forma, los datos no tienen que trasladarse posteriormente desde un documento impreso al sistema.
5. Recoger la conformidad del cliente
Una vez finalizado el trabajo, la firma del cliente permite dejar constancia de la intervención realizada.
Si el proceso se realiza desde el propio dispositivo del técnico, puede completarse en el mismo lugar sin necesidad de utilizar documentación adicional.
6. Integrar la intervención con el taller
El parte realizado fuera de las instalaciones no debería funcionar como un proceso independiente.
Conectar esa información con la orden de trabajo permite continuar la operativa desde el concesionario y mantener toda la actividad asociada a la reparación dentro del mismo sistema.
Módulo de trabajos fuera de taller de Tempus
El módulo de trabajos fuera de taller de Tempus permite organizar las intervenciones realizadas por los técnicos fuera de las instalaciones del concesionario y mantenerlas conectadas con Tempus Cloud.
La solución facilita la planificación de los trabajos, el intercambio de información entre el concesionario y los técnicos desplazados y el registro de la actividad realizada durante cada intervención.
Al tratarse de una solución web, el técnico puede acceder desde un dispositivo compatible mientras se encuentra fuera de las instalaciones.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran las siguientes:
Agenda y planificación de trabajos
Tempus Cloud incorpora herramientas para organizar las intervenciones y distribuir los trabajos entre los diferentes técnicos.
De esta forma, el equipo puede consultar los trabajos programados y disponer de una visión más clara de la actividad prevista fuera del taller.
Consulta del parte de trabajo
El técnico puede acceder a los trabajos que tiene asignados y consultar la información necesaria para realizar cada intervención.
Esto permite mantener centralizados los datos y reducir la dependencia de llamadas, mensajes o anotaciones adicionales.
Control de repuestos y stock de las furgonetas
Los vehículos utilizados por los técnicos pueden disponer de materiales y repuestos destinados a las intervenciones fuera del taller.
Controlar estas existencias permite conocer los materiales disponibles y mantener correctamente registrados sus movimientos.
Cuando una intervención requiere piezas adicionales, la conexión con el área de repuestos facilita la realización de los movimientos o pedidos necesarios para continuar el trabajo.
Registro de tiempos y materiales
El técnico puede registrar directamente desde su dispositivo el tiempo dedicado a la intervención y los materiales o repuestos utilizados durante el trabajo.
De esta forma, toda la información queda asociada al parte correspondiente desde el mismo momento en que se realiza la actuación, evitando anotaciones en papel y reduciendo la necesidad de introducir posteriormente estos datos en el sistema.
Firma del cliente
Una vez finalizada la intervención, el cliente puede dejar constancia de su conformidad.
Esto permite completar el parte en el mismo momento y mantener vinculada la información al trabajo correspondiente.
Conversión en orden de trabajo
La información registrada en el parte puede incorporarse posteriormente a la orden de trabajo, evitando que la intervención realizada fuera de las instalaciones quede separada del resto de la actividad del taller.
Así, el proceso iniciado con la planificación del desplazamiento puede continuar dentro de Tempus Cloud.
Información conectada con Tempus Cloud
Los trabajos realizados fuera del taller forman parte del mismo entorno que utiliza el concesionario para el resto de su actividad.
La información registrada por los técnicos puede consultarse desde el sistema, facilitando la comunicación entre quienes se encuentran desplazados y el equipo que permanece en las instalaciones.
Ventajas de utilizar partes de trabajo digitales
Digitalizar los trabajos fuera del taller permite simplificar todo el recorrido de la información, desde que se planifica la intervención hasta que los datos quedan incorporados al sistema.
El módulo permite:
- Reducir el uso de partes de trabajo en papel
- Planificar y organizar las intervenciones de los técnicos
- Facilitar el acceso a la información desde fuera del concesionario
- Registrar tiempos, materiales y repuestos utilizados durante la intervención
- Controlar el stock disponible en los vehículos de los técnicos
- Facilitar los movimientos y pedidos de piezas necesarios
- Recoger la conformidad del cliente
- Centralizar la información en Tempus Cloud
Todo ello permite reducir tareas administrativas y facilitar la coordinación entre el taller, el almacén de repuestos y los técnicos que se encuentran trabajando fuera de las instalaciones.
Mejora la gestión de los trabajos fuera del taller
Los trabajos realizados fuera de las instalaciones no deberían generar un circuito paralelo de documentos, llamadas y anotaciones.
El módulo de trabajos fuera de taller de Tempus permite digitalizar este proceso, organizar las intervenciones de los técnicos y mantener la información conectada con el resto de la actividad del concesionario.
Desde la planificación inicial hasta la incorporación del trabajo a la orden correspondiente, toda la información permanece dentro de Tempus Cloud.
Contacta con nuestro equipo para conocer con más detalle el módulo de trabajos fuera de taller y descubrir cómo incorporarlo a Tempus Cloud.