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La firma de contratos, pedidos, albaranes, órdenes de trabajo y otros documentos forma parte de la actividad diaria de cualquier empresa. Sin embargo, cuando este proceso depende del papel, es necesario imprimir la documentación, recoger la firma manuscrita y digitalizarla posteriormente para conservarla dentro del sistema de gestión.
La firma digital permite recoger la conformidad del cliente directamente desde la tableta o el teléfono móvil utilizado por el operario.
Cuando esta funcionalidad está integrada en el sistema de gestión, el documento se genera desde el propio entorno de trabajo, se presenta al cliente para su firma y, una vez completado el proceso, queda registrado automáticamente para su posterior consulta.
Problemas habituales de la firma manual
La firma en papel puede seguir siendo necesaria en determinados procesos, pero utilizarla como método habitual genera tareas adicionales y dificulta la gestión de la documentación.
Impresión y digitalización de documentos
El documento debe imprimirse, entregarse al firmante y escanearse posteriormente para poder conservarlo en formato digital.
Esto supone dedicar tiempo y recursos a una tarea que no aporta información nueva al proceso.
Uso y archivo de documentos en papel
La documentación firmada debe clasificarse y conservarse correctamente para poder localizarla cuando vuelva a ser necesaria.
Cuando se gestionan numerosos contratos, albaranes, pedidos u órdenes de trabajo, el archivo físico puede ocupar espacio y dificultar su consulta.
Información dispersa
Los documentos pueden quedar almacenados en carpetas locales, archivadores, ordenadores personales o copias impresas.
Esta dispersión dificulta su localización y puede provocar que existan distintas versiones de un mismo documento.
Introducción manual de información
Después de recoger la firma, alguien debe escanear el documento, clasificarlo y asociarlo al cliente, pedido, contrato u operación correspondiente.
Cada paso manual aumenta el tiempo dedicado y la posibilidad de cometer errores.
Falta de trazabilidad
Cuando la documentación se gestiona en papel, puede resultar más difícil comprobar qué documentos han sido firmados, cuáles continúan pendientes y a qué operación corresponde cada uno.
Módulo de firma digital web de Tempus
El módulo de firma digital web de Tempus permite gestionar la firma de los documentos generados desde el sistema y mantener centralizado todo el proceso.
Al tratarse de un módulo web, el operario puede acceder a la documentación desde el navegador de una tableta o un teléfono móvil y recoger la firma del cliente directamente sobre la pantalla.
La solución está integrada en Tempus Cloud, por lo que los documentos firmados quedan registrados automáticamente, vinculados a la operación correspondiente y disponibles para su posterior consulta.
Entre sus principales funcionalidades se encuentran las siguientes.
Firma de documentos generados desde Tempus
El módulo permite firmar diferentes documentos generados desde Tempus.
Puede utilizarse para contratos, pedidos, documentos de compraventa, albaranes, órdenes de trabajo, formularios de protección de datos y otros documentos habituales de la actividad del concesionario.
De esta forma, la firma puede incorporarse a distintos procesos comerciales, administrativos y de taller.
Acceso desde el navegador
El operario puede abrir la documentación desde el navegador de su dispositivo.
No es necesario instalar una aplicación, descargar un programa específico ni utilizar un terminal de firma independiente.
Esto facilita el uso del módulo desde diferentes áreas del concesionario y permite recoger la firma en el mismo lugar donde se realiza la operación.
Firma sobre la pantalla del dispositivo
El cliente puede firmar el documento directamente sobre la pantalla de la tableta o del teléfono móvil del operario.
De esta forma, la firma se recoge en el mismo momento, sin necesidad de utilizar papel ni completar posteriormente tareas de digitalización.
Registro automático en Tempus Cloud
Una vez realizada la firma, el documento queda registrado automáticamente en el ERP y vinculado a la operación correspondiente.
No es necesario escanearlo, descargarlo desde una plataforma externa ni incorporarlo manualmente al sistema.
Esto evita pasos intermedios y mantiene la documentación dentro del mismo entorno en el que se ha generado.
Repositorio centralizado de documentos
Los documentos se conservan en un repositorio centralizado para facilitar su consulta.
En lugar de buscar archivos en diferentes carpetas, archivadores u ordenadores, el equipo puede acceder a la documentación desde un mismo entorno.
Esta centralización contribuye a mantener una gestión documental más ordenada y facilita la localización de los documentos cuando vuelven a ser necesarios.
Clasificación por estado de firma
El módulo permite clasificar los documentos según su estado de firma. De esta forma, el equipo puede comprobar cuáles ya han sido completados y cuáles continúan pendientes.
Esta información facilita el seguimiento de los procesos y permite detectar con mayor rapidez aquellas operaciones que requieren alguna actuación.
Búsqueda, filtros y exportación
La herramienta incorpora opciones de búsqueda y filtrado para localizar la documentación.
El usuario puede consultar los documentos sin tener que revisar manualmente largas listas de archivos y exportar la información cuando sea necesario para realizar un seguimiento o tratamiento posterior.
Ventajas de la firma digital para las empresas
La firma digital no consiste únicamente en sustituir una firma manuscrita en papel por una firma realizada sobre una pantalla.
Su principal valor está en simplificar el proceso documental y conectarlo con el sistema de gestión.
Entre sus ventajas se encuentran:
- Reducir la impresión, el escaneado y otras tareas manuales
- Recoger la firma durante la atención al cliente
- Acceder desde la tableta o el móvil del operario, sin dispositivos específicos
- Agilizar la aceptación de contratos, pedidos y otros documentos
- Conocer el estado de la documentación
- Mantener los documentos centralizados y evitar archivos dispersos
- Registrar automáticamente los documentos firmados en el sistema de gestión
- Facilitar su localización y consulta posterior
Todo ello ayuda a que los procesos administrativos, comerciales y de taller estén mejor organizados.
Firma digital para concesionarios de maquinaria agrícola
Los concesionarios de maquinaria agrícola gestionan documentación vinculada a diferentes departamentos y momentos de la relación con el cliente.
Una operación puede incluir presupuestos, pedidos, contratos, documentación de compraventa, albaranes, autorizaciones de taller y formularios administrativos.
El módulo de firma digital permite recoger la conformidad del cliente en el mismo momento, ya sea en el área comercial, el mostrador de repuestos, la recepción de taller u otro punto de atención.
Al estar integrada en Tempus Cloud, la firma queda conectada con la gestión comercial, administrativa o de taller correspondiente. Esto facilita el seguimiento y evita que los documentos firmados queden separados del resto de la información del cliente.
Gestiona la firma de documentos con Tempus
El módulo de firma digital web de Tempus permite recoger la firma del cliente desde una tableta o un teléfono móvil y registrar automáticamente la documentación en Tempus Cloud.
De esta forma, el concesionario puede reducir tareas manuales, mantener los documentos organizados y consultar toda la información desde un mismo entorno.
Contacta con nuestro equipo para conocer con más detalle el funcionamiento del módulo de firma digital y descubrir cómo incorporarlo a Tempus Cloud.