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La digitalización de los procesos de facturación sigue avanzando y, con ella, llegan nuevas obligaciones para empresas y autónomos. Una de las más relevantes se trata de VeriFactu, que es el sistema impulsado por la Agencia Tributaria para reforzar el control y la trazabilidad de las facturas emitidas.
Con la entrada en vigor de la normativa cada vez más cerca, todas las empresas deberán asegurarse de que su software de facturación cumple con los requisitos establecidos por la legislación.
¿Qué es VeriFactu?
VeriFactu es un sistema promovido por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) que permite remitir de forma automática los registros de facturación generados por una empresa.
Su objetivo es garantizar que las facturas sean íntegras, trazables e inalterables, dificultando la manipulación o eliminación de información una vez emitida.
Para ello, los programas de facturación deberán generar registros con una estructura específica y cumplir una serie de requisitos técnicos definidos por la normativa. La Agencia Tributaria pone a disposición de empresas y desarrolladores información detallada sobre el funcionamiento y los requisitos de VeriFactu en su portal oficial.
Este sistema forma parte de las medidas impulsadas por la Administración para combatir el fraude fiscal y favorecer una mayor transparencia en los procesos de facturación. Por ello, las empresas deberán utilizar soluciones que garanticen la fiabilidad de la información registrada y su correcta conservación a lo largo del tiempo.
¿A quién afecta VeriFactu?
La obligación afecta a empresas y autónomos que utilicen sistemas informáticos para emitir facturas.
Esto implica que la gran mayoría de organizaciones que actualmente gestionan su facturación mediante un software deberán asegurarse de que este se encuentra adaptado a la nueva normativa.
Más allá de una obligación legal, VeriFactu supone un paso adicional hacia la digitalización y el control de los procesos administrativos y contables.
¿Cuándo será obligatorio?
Tras los últimos cambios normativos, las fechas previstas son las siguientes:
- 1 de enero de 2027 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades.
- 1 de julio de 2027 para autónomos y el resto de contribuyentes afectados.
Aunque todavía queda margen para la adaptación, las empresas no deberían esperar al último momento. La implantación de nuevas soluciones y la formación de los usuarios requieren planificación para garantizar una transición sin incidencias.
VeriFactu y factura electrónica: ¿son lo mismo?
No. Aunque a menudo se confunden, VeriFactu y la factura electrónica son iniciativas diferentes.
La factura electrónica regula el formato y el intercambio digital de las facturas entre empresas y profesionales.
VeriFactu, por su parte, se centra en los sistemas de facturación y en la generación de registros que permitan garantizar la integridad y trazabilidad de la información fiscal.
En otras palabras, una empresa deberá estar preparada tanto para cumplir con los requisitos de la factura electrónica como con los de VeriFactu, ya que se trata de obligaciones complementarias.
¿Qué requisitos debe cumplir el software de facturación?
Los sistemas de facturación deberán incorporar mecanismos que garanticen:
- La integridad de los registros generados.
- La conservación de la información.
- La trazabilidad de las modificaciones realizadas.
- La imposibilidad de alterar o eliminar registros de forma indebida.
- La generación de los registros exigidos por la Agencia Tributaria.
- La inclusión de los elementos identificativos requeridos por la normativa, como los códigos QR en las facturas.
Además, el software deberá asegurar que toda la información quede correctamente registrada y pueda ser consultada en caso de revisión o requerimiento por parte de la Administración. Esto exige una gestión rigurosa de los datos y sistemas preparados para evolucionar conforme lo haga la normativa.
Por este motivo, resulta fundamental trabajar con soluciones que evolucionen continuamente para adaptarse a los cambios regulatorios.
¿Qué ocurre si no te adaptas?
Utilizar un software que no cumpla con la normativa puede suponer riesgos tanto operativos como legales.
Además de las posibles sanciones previstas por la legislación, la empresa podría enfrentarse a dificultades para acreditar la validez y trazabilidad de sus procesos de facturación.
La mejor forma de evitar problemas es anticiparse y asegurarse de que la herramienta utilizada cumple con todos los requisitos exigidos.
Tempus Cloud ya está preparado para VeriFactu
En Tempus llevamos tiempo trabajando para garantizar que nuestros clientes puedan afrontar los cambios normativos con total tranquilidad.
Tempus Cloud incorpora las funcionalidades necesarias para cumplir con los requisitos de VeriFactu, incluyendo la generación de registros de facturación conforme a la normativa y la incorporación de códigos QR en las facturas.
De esta forma, fabricantes, distribuidores y concesionarios de maquinaria agrícola pueden continuar gestionando su actividad con la seguridad de contar con una solución preparada para las exigencias actuales y futuras de la Agencia Tributaria.
La adaptación tecnológica no tiene por qué convertirse en una preocupación. Con la herramienta adecuada, el cumplimiento normativo pasa a formar parte natural de la gestión diaria de la empresa.